تعريف حساب العهدة

حساب العهدة هو مبلغ مالي يصرف الي احد الموظفين بغرض سداد بعض المصروفات المتكررة (عهدة مستديمة ) او لمرة واحدة (عهدة مؤقته) ويتم اقفالها بتقديم فواتير المشتريات والمصروفات في تقرير بعد اعتمادها من المدير المسئول.

حساب العهدة في دليل الحسابات

حساب العهدة هو حساب فرعي من الاصول المتداولة يتم فتح حساب عهدة باسم الموظف مستلم العهدة ويكون حساب العهدة تابع الي حساب الاصول المتداولة بقائمة المركز المالي

حساب العهدة والمدين والدائن

حساب العهدة طبيعته مدينة بمعني انه كلما زاد رصيد العهدة (صرف عهدة) تسجل الحركة بالجانب المدين واذا تم تقديم فواتير لاقفال العهدة بمعني نقص حساب العهدة تسجل بالجانب الدائن

الفرق بين العهدة المؤقتة والعهدة المستديمة

العهدة المستديمة هي مبلغ نقدي يصرف الي احد الموظفين بغرض تغطية بعض المصروفات النثرية المتكررة ويقوم باستعاضة المبلغ بعد تقديم الفواتير التي تثبت انفاق العهدة

اما العهدة المؤقتة فهي عهدة تصرف الي الموظف لغرض معين ويتم اقفالها بعد تقديم الموظف الفواتير بقيمة العهدة ولا يتم استعاضتها مره اخري

التامين ضد خيانة الامانة والسرقة لحامل العهدة

اذا كان الموظف مسئول عن عهدة نقدية كبيرة كان يكون مسئول مبيعات او مدير معرض او موظف مرتبات فيجب ان تقوم الشركة بعمل تامين ضد خيانة الامانة او تامين ضد السرقة لحماية حقوقها في حالات الاختلاس من قبل الموظف او تعرض الموظف لعملية سرقة

العهد والتوقيع علي وصل مانه

يقوم بعض اصحاب الاعمال بمطالبة المحاسب او حامل العهدة بالتوقيع علي وصل امانه مقابل العهدة المصروفة وذلك ضمان لحقهم

ولكن يفضل عدم موافقة الموظف علي التوقيع علي اي وصل امانه حتي يتجنب الوقوع في اي مشاكل في المستقبل مع صاحب العمل

ويستطيع صاحب العمل حماية حقه بالتامين ضد خيانة الامانة والسرقة علي العهدة كما ذكر سابقا

المعالجة المحاسبية لحساب العهدة

اولا في حالة صرف مبلغ مالي كعهدة الي الموظف
من حساب عهدة الموظف
الي حساب البنك او الصندوق

ثانيا في حالة تقديم فواتير بقيمة المصروفات والمشتريات

من حساب المصروفات (بانواعها)
الي حساب عهدة الموظف

ثالثا عند استعاضة المبلغ مره اخري
من حساب عهدة الموظف
الي حساب البنك او الصندوق

رابعا عند وجود عجز في العهدة يتم تحميلها علي ذمة صاحب العهدة
من حساب ذمم (الموظف)
الي حساب العهد (الموظف)

خامسا مطابقة ومصادقة حساب العهدة
في نهاية الفترة المحاسبية اذا وجد رصيد لحساب عهدة الموظف ولن يتم اقفالة في نهاية الفترة فيجب مصادقة حساب العهدة وذلك بطباعة كشف حساب العهدة وتوقيع الموظف علي الرصيد الموجود بكشف الحساب

امثلة تطبيقية علي حساب العهدة

مثال اول صرف عهدة
في 1 يناير 2020 طلب مدير الموراد البشرية (احمد السيد) بصرف عهدة مستديمة له بقيمة 10,000 ريال وذلك لسداد بعض مصروفات المكتب الرئيسي , قام المحاسب بعمل حوالة بنكية بقيمة العهدة

المطلوب
اجراء قيد يومية صرف العهدة المستديمة

قيد يومية حوالة الي السيد /احمد كعهدة مستديمة

التحليل
تم زيادة حساب العهدة في الجانب المدين ونقص حساب البنك في الجانب الدائن

 

قيد يومية تسجيل استلام حوالة بالبنك
دائن	مدين	اسم الحساب	التاريخ
0.00	10,000.00	حساب العهدة-احمد السيد	يناير 1
10,000.00	0.00	حساب البنك	بناير 1
حوالة بنكية ع حساب احمد السيد 10,000 ريال

تقديم فواتير المشتريات والمصروفات

قام السيد احمد السيد بتقديم تقرير مصروفات العهدة التي تمت خلال شهر يناير 2020 وكانت كالتالي: فاتورة تليفون 250 ريال , فاتورة كهرباء 500 ريال, فاتورة صيانة تكييف المكتب الرئيسي 1000 ريال, راتب عمالة مؤقتة 5000 ريال

المطلوب

تسجيل قيد اليومية الخاص بمصروفات عهدة شهر يناير

التحليل
عند تقديم فواتير من العهدة فان رصيد العهدة ينقص مما يعني تسجيله في الجانب الدائن والمصروفات في الجانب المدين

 

تسجيل قيد المصروفات وتخفيض العهدة
دائن	مدين	اسم الحساب	التاريخ
0.00	250.00	مصروفات تليفون	30 يناير
0.00	500.00	مصروفات كهرباء	30 يناير
0.00	1,000.00	مصروفات صيانة	30 يناير
0.00	5,000.00	مصروفات عمالة مؤقتة	30 يناير
6,750.00	0.00	حساب العهدة-احمد السيد	30 يناير
تخفيض عهدة احمد السيد بقيمة 6,750 ريال