هنا في معلومة سوف نحاول ان نتحدث عن الدورة المستندية واهيتها وانواعها.

تعريف الدورة المستندية

الدورة المستندية هي مجموعة المستندات التي تخص الدورة المحاسبية للشركة والتي علي اساسها يتم اصدار القوائم المالية مثل قائمة المركز المالي و قائمة الدخل، وهي تختلف باختلاف العمليات التي تكون الشركة طرفا فيها، سواء حدثت هذه العمليات داخل الشركة أو خارجها، وسواء كانت هذه المستندات يتم إصدارها داخليا بمعرفة الإدارة، أو خارجيا من الأطراف التي تتعامل معها الشركة.

أهمية الدورة المستندية

بمكن ادراج اهمية الدورة المستندية فيما يلي:

• المستندات هي الحجة والدليل على حدوث العمليات المالية.
• وإذا كانت العمليات المالية للشركة غير مؤيدة بالمستندات، فإن اخذها في الاعتبار قد لا يكون واردا عن التعامل مع الأطراف ذات العلاقة في التعامل مع الشركة.
• كصاحب عمل لديه شركة صغيرة، يترك الأمور المالية –غالبا- في عهدة المحاسب.
• ثم يقوم –بنفسه أو عن طريق مراجع خارجي- بالمراجعة على المحاسب من ناحية الالتزام بالدورة المحاسبية، ومؤيدا للعمليات المالية التي تم تسجيلها في الدفاتر بالمستندات التي تؤكد صحة هذه العمليات.
• كمحاسب قانوني، يقوم بمراجعة حسابات الشركة، فإن دور المحاسب التأكد من وجود ومطابقة المستندات التي تؤيد المصروفات والمشتريات والأصول المملوكة للشركة.
• حتى يعتد بها عند عمل القوائم المالية، وعند إعداد إقرار الضرائب العامة.
• كمراجع داخلي أو مراقب حسابات، يقوم بمراجعة الحسابات والمشتريات والمبيعات والمخازن والنقدية والعهد وتصفيتها والسلف والرواتب، فإنه يلزم وجود مستندات ضمن دورة مستندية سليمة، معترف بها.

شاهد ايضا في معلومة الاصول المتداولة

أنواع الدورات المستندية

لما كانت الدورة المستندية تتمثل في مجموعة من المستندات، فإن مجموعة المستندات هذه تختلف حسب العمليات، كما يلي:

الدورة المستندية للمشتريات

الدورة المستندية لعملية الشراء، تبدأ بما يلي:

1. طلب شراء، يصدر من الشركة للمورد.
2. عرض سعر، من المورد.
3. أمر شراء أو أمر توريد، يصدر من الشركة للمورد.
4. فاتورة شراء تصدر من المورد للشركة.
5. إشعار استلام البضاعة من المورد.
6. إذن صرف نقدية من الشركة للمورد.

الدورة المستندية للمبيعات

الدورة المستندية لعملية البيع، تبدأ بما يلي:

1. طلب أسعار، يصدر من العميل للشركة.
2. عرض سعر، يصدر من الشركة للعميل.
3. أمر بيع أو أمر توريد، يصدر من العميل للشركة.
4. فاتورة مبيعات تصدرمن الشركة للعميل
5. إذن صرف البضاعة للعميل.
6. إيصال استلام نقدية من الشركة للعميل.

شاهد ايضا حساب البنك

دورة المستندات للمخازن

الدورة المستندية لعملية المخازن، تبدأ بما يلي:

1. إذن إضافة للمخازن.
2. إذن تحويل بين المخازن.
3. محضر فحص واستلام.
4. سند صرف بضاعة من المخازن.
5. إشعار استلام بضاعة من العملاء.
6. سند مرتجع بضاعة.

عمليات المقبوضات والمدفوعات

الدورات المستندية لعملية الشراء، وعملية البيع، تضمن في طياتها مستند إذن صرف نقدية وإيصال استلام نقدية، كأهم أركان الدورات المستندية للمقبوضات والمدفوعات، وهناك أيضا الشيكات البنكية أو الشيكات المصرفية، وقسيمة إيداع بنكية، ضمن مستندات المقبوضات والمدفوعات.

الفرق بين الدورة المستندية والدورة المحاسبية

يمكن تفريق بينهما فيما يلي:

الدورة المحاسبية: هي السياسات والإجراءات وطريقة سير تحليل وتسجيل وتبويب وتلخيص العمليات المالية وصولا للقوائم المالية الختامية.

الدورات المستندية: هي الأدوات اللازمة لعمل الدورة المحاسبية، من مستندات معتمدة وسليمة قانونيا، وذات حجية وموثوقية مؤيدة لحدوث العمليات المالية بالشركة.

هل تكفي الدورة المستندية لتعزيز الرقابة المالية في شركتك

أحد أهم أساليب الرقابة المالية، هي الفصل بين الوظائف، فمثلا أن موظف الخزينة الذي يقوم وحده بدورة المقبوضات ودورة المدفوعات ودورة المشتريات ودورة المبيعات، هو عُرضة للسهو والخطأ -وربما الغش أو التلاعب لا سمح الله.

ومن هنا فإن الدورات المستندية الصحيحة كافية لتعزيز الرقابة المالية بالشركة، وذلك كلما أمكننا الفصل بين الوظائف، بين محاسب مشتريات ومحاسب مبيعات وأمين خزينة وأمين مخزن وغيرها من الوظائف.

شاهد ايضا الدفعات المقدمة من العملاء و المحاسبة عليها